Cómo empezar a facturar electrónicamente si tienes un emprendimiento

Empezar a facturar electrónicamente toma menos de lo que parece. La mayoría de emprendedores lo resuelve en una tarde, siempre que tenga a la mano sus datos del RUC y la firma electrónica.

1. Revisa tu RUC

Entra a SRI en línea y confirma que tu RUC esté activo, que tu actividad económica sea la correcta y que el establecimiento desde donde vendes esté registrado. Mira también tu régimen: si estás en el RIMPE como negocio popular, revisa con tu contador qué comprobantes te corresponde emitir, porque las reglas no son las mismas que para un emprendedor.

2. Consigue tu firma electrónica en archivo

Para facturar necesitas una firma electrónica en formato de archivo (.p12), no en token. Si eres persona natural con RUC, esa es la que debes pedir. El trámite se hace en línea con tu cédula y una validación de identidad con el celular.

Guarda bien el archivo y la contraseña. Los vas a necesitar para configurar tu sistema y, más adelante, para renovarla.

3. Elige dónde vas a facturar

Tienes dos caminos. El Facturador SRI es gratuito y sirve si emites pocos comprobantes. Un sistema web por plan te guarda clientes y productos, te da reportes y te evita escribir lo mismo cada vez. En este artículo te ayudamos a calcular cuántos comprobantes necesitas y cuánto cuesta cada opción.

4. Configura establecimiento y punto de emisión

Cada factura lleva un número como 001-001-000000123: establecimiento, punto de emisión y secuencial. Si tienes un solo local y vendes tú mismo, lo normal es 001-001. Si más adelante abres otro local o alguien más factura, se agrega un nuevo punto de emisión para que cada uno tenga su propia numeración.

5. Carga tus productos y tus clientes frecuentes

Con 15 minutos de trabajo inicial te ahorras horas después. Registra tus productos o servicios con su precio y la tarifa de IVA correcta, y a los clientes que te compran seguido con su cédula o RUC y su correo, que es donde les llegará el comprobante.

6. Emite tu primera factura

Hazla a un cliente real o a ti mismo por un valor pequeño y revisa que llegue autorizada. Descarga el PDF (RIDE) y el XML y comprueba que tus datos se vean bien. Si algo falla, el mensaje del SRI te dirá qué corregir; tenemos una lista de los errores más comunes.

Tres hábitos que te van a ahorrar problemas

• Anota cuándo vence tu firma. Pon un recordatorio un mes antes.
• No edites, corrige con nota de crédito. Una factura autorizada no se modifica. Si te equivocaste, emite una nota de crédito y una factura nueva.
• Respalda tus XML. Debes guardarlos siete años. Descárgalos de vez en cuando aunque tu sistema los guarde.