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Para quien factura todos los días, lo único visible es un botón y un PDF que llega al correo del cliente. Por detrás pasan cuatro cosas: se arma un archivo XML, se firma, se envía al SRI y se guarda la respuesta. Entenderlo ayuda mucho cuando algo sale mal.
Qué comprobantes pueden ser electrónicos
En Ecuador se emiten de forma electrónica la factura, la nota de crédito, la nota de débito, el comprobante de retención, la guía de remisión y la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios. Todos siguen el mismo recorrido.
1. El sistema arma el XML
El comprobante real es un archivo XML con una estructura definida en la ficha técnica del SRI: datos del emisor, del cliente, detalle de productos, impuestos, forma de pago e información adicional. Tu sistema de facturación lo construye con lo que escribes en pantalla.
2. Se genera la clave de acceso
Cada comprobante tiene una clave de acceso de 49 dígitos que lo identifica de forma única. No es un número al azar: se compone así.
| Dato | Dígitos |
|---|---|
| Fecha de emisión (ddmmaaaa) | 8 |
| Tipo de comprobante (01 factura, 04 nota de crédito, etc.) | 2 |
| RUC del emisor | 13 |
| Ambiente (1 pruebas, 2 producción) | 1 |
| Establecimiento y punto de emisión | 6 |
| Secuencial | 9 |
| Código numérico | 8 |
| Tipo de emisión | 1 |
| Dígito verificador | 1 |
Por eso, si dos comprobantes tienen el mismo establecimiento, punto de emisión y secuencial, el SRI rechaza el segundo: la clave ya existe.
3. Se firma con tu firma electrónica
El XML se firma con tu certificado de firma electrónica en archivo (.p12), usando el estándar XAdES-BES. La firma garantiza que el documento lo emitiste tú y que nadie lo modificó después. Si el certificado está vencido o revocado, el SRI no autorizará nada que firmes con él.
4. Se envía al SRI y se espera la autorización
El sistema envía el XML firmado al servicio de recepción del SRI y luego consulta el servicio de autorización. Hay dos momentos:
- Recepción: el SRI revisa que el archivo esté bien formado. Si hay un problema de estructura, lo devuelve.
- Autorización: el SRI valida el contenido (firma, RUC, secuencial, cálculos) y responde si el comprobante queda autorizado o no.
En condiciones normales la respuesta tarda segundos. En cierres de mes o en fechas de declaración puede demorar más, y la normativa le da al SRI un margen para autorizar. Un comprobante «enviado» todavía no es un comprobante válido; lo que cuenta es la autorización.
5. Se entrega el RIDE y se guarda el XML
El RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) es el PDF que recibe tu cliente. Es útil para leer, pero el documento con validez tributaria es el XML autorizado. Lo normal es enviar ambos por correo.
Tanto tú como tu cliente deben conservar los comprobantes durante siete años, que es el plazo que exige la normativa tributaria.
Ambiente de pruebas y producción
Antes de emitir comprobantes reales, los sistemas pueden trabajar en el ambiente de pruebas del SRI, donde nada tiene efecto tributario. Es útil para configurar un sistema nuevo o probar una integración. Cuando todo funciona, se pasa a producción. Un error común es seguir en pruebas sin darse cuenta: los comprobantes parecen emitidos, pero no valen.
Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica es el PDF?
No. El PDF se llama RIDE y es solo una representación para leer. El documento con validez es el XML autorizado por el SRI.
¿Cuántos dígitos tiene la clave de acceso?
Tiene 49 dígitos e incluye la fecha, el tipo de comprobante, el RUC del emisor, el ambiente, el establecimiento, el punto de emisión, el secuencial, un código numérico, el tipo de emisión y un dígito verificador.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis comprobantes electrónicos?
Siete años, según la normativa tributaria. Guarda los XML autorizados, no solo los PDF.
Deja que el sistema haga todo esto por tiArma, firma, envía y guarda tus comprobantes desde el navegador.
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