Por qué el SRI no autoriza una factura electrónica y cómo resolverlo

Todo comprobante rechazado trae un mensaje del SRI que explica el motivo. Muchos sistemas lo muestran en el detalle del documento. Ese mensaje es el punto de partida; a continuación, los casos que más se repiten.

Devuelta o no autorizada: no es lo mismo

Si el comprobante fue devuelto, el SRI ni siquiera lo recibió: normalmente hay un problema de estructura en el XML o un dato mal formado. Si quedó no autorizado, el SRI lo recibió y lo revisó, pero algo del contenido no cuadra. En ambos casos el documento no tiene validez y hay que corregir antes de reenviar.

La firma electrónica está vencida

Es la causa más común a comienzos de mes y la más fácil de prevenir. Las firmas tienen fecha de caducidad y, cuando vencen, el SRI rechaza todo lo que se firme con ellas. También pasa cuando se renueva la firma pero no se carga el archivo nuevo en el sistema, o cuando se cambia la contraseña.

Qué hacer: revisa la fecha de vigencia de tu certificado y, si ya renovaste, carga el nuevo archivo .p12 con su contraseña. Anota la fecha de vencimiento en tu calendario con un mes de anticipación.

«Clave de acceso registrada»

Significa que el SRI ya tiene un comprobante con esa misma clave. Suele ocurrir cuando se reenvía un documento que en realidad sí se autorizó, pero la respuesta no llegó por un corte de Internet o un SRI lento.

Qué hacer: antes de volver a emitir, consulta el estado de esa clave de acceso. Si ya está autorizada, no hagas nada más; solo descarga el XML autorizado. Emitir otra factura por la misma venta te deja con un comprobante duplicado que después tendrás que anular.

Secuencial repetido o fuera de orden

Pasa cuando dos personas facturan con el mismo punto de emisión desde sistemas distintos, o cuando se migra de sistema sin continuar la numeración. Cada punto de emisión (por ejemplo, 001-002) debe tener una sola secuencia.

Qué hacer: asigna un punto de emisión distinto a cada caja, persona o sistema. Si cambiaste de proveedor, empieza en el siguiente número del último comprobante autorizado.

Datos del cliente mal escritos

Una cédula con un dígito cambiado, un RUC incompleto o el tipo de identificación equivocado (cédula en lugar de RUC, o pasaporte para un extranjero) hacen fallar la validación. Recuerda que la cédula tiene 10 dígitos y el RUC 13.

Qué hacer: corrige la ficha del cliente y vuelve a emitir. Si el comprobante ya se autorizó con un error, no se puede editar: se corrige con una nota de crédito y una factura nueva.

Cálculos de impuestos

Si el total no coincide con la suma de subtotales e impuestos, o si se usa una tarifa de IVA que no corresponde, el SRI lo rechaza. La tarifa general del IVA es 15 % desde abril de 2024; un sistema o una plantilla desactualizada puede seguir calculando con otra.

Qué hacer: revisa la tarifa configurada en cada producto y los descuentos. Los redondeos también cuentan cuando hay muchas líneas.

Estás en el ambiente de pruebas

Los comprobantes emitidos en pruebas parecen normales, pero no tienen validez. Ocurre al configurar un sistema nuevo y olvidar pasar a producción. El cuarto bloque de la clave de acceso te lo dice: 1 es pruebas, 2 es producción.

El SRI está lento o fuera de servicio

En cierres de mes y fechas de declaración, los servicios del SRI pueden tardar más de lo normal. Si el estado queda «en proceso», espera y consulta de nuevo en lugar de reenviar. Un buen sistema reintenta solo y sin generar números nuevos.

Antes de escribir a soporte

Ten a mano la clave de acceso del comprobante, el mensaje exacto que devolvió el SRI y una captura de la pantalla. Con eso, el diagnóstico suele tomar minutos.