Cómo verificar a un proveedor de facturación electrónica antes de contratarlo

Cambiar de sistema de facturación a mitad de año es incómodo: hay que reconfigurar secuenciales, volver a cargar clientes y productos y, a veces, perseguir al proveedor anterior para recuperar los XML. Por eso conviene revisar bien a quién se contrata desde el principio.

Estas son las comprobaciones que haríamos nosotros si estuviéramos del otro lado.

1. Que sea una empresa identificable

Pide la razón social y el RUC. Con el RUC puedes entrar a la consulta pública del SRI y ver si está activo, desde cuándo y qué actividades tiene registradas.

Desde la Resolución NAC-DGERCGC26-00000027, los proveedores deben tener un establecimiento con la actividad de desarrollo o comercialización de sistemas de facturación electrónica, y el SRI publicará cada mes la lista de los registrados a partir de octubre de 2026. Además, tus comprobantes deberán llevar el RUC de tu proveedor, así que vas a necesitar ese dato de todas formas. Lo explicamos en el artículo sobre el nuevo registro de proveedores.

Una señal de alerta: que solo exista un número de WhatsApp, sin empresa detrás, sin factura por el servicio y sin términos publicados.

2. Qué hace con tu firma electrónica

Para firmar tus comprobantes, el sistema necesita tu archivo de firma (.p12) y su contraseña. Es lo más delicado que vas a entregar, porque con ese archivo se puede firmar a tu nombre.

Pregunta cómo lo recibe y dónde lo guarda. Lo razonable es que lo cargues tú mismo dentro de la plataforma, por una conexión segura, y que el proveedor no te pida enviarlo por correo o chat. Si alguna vez dejas de usar el sistema, pide que lo eliminen.

3. Qué comprobantes puede emitir

No todos los sistemas emiten todo. Los comprobantes electrónicos en Ecuador son la factura, la nota de crédito, la nota de débito, el comprobante de retención, la guía de remisión y la liquidación de compra. Si tu negocio retiene impuestos o transporta mercadería, confirma que tu plan incluya retenciones y guías.

4. Cómo es el soporte en la práctica

Los problemas de facturación suelen aparecer en el peor momento: fin de mes, un cliente esperando en caja, un SRI lento. Pregunta por qué canal atienden, en qué horario y quién responde. Si puedes, escribe al soporte antes de contratar y mira cuánto tardan.

5. Cuánto cuesta de verdad

Compara el costo anual completo, no el precio de entrada. Revisa cuántos comprobantes incluye el plan, qué documentos cuentan para ese cupo, si hay límite de usuarios o puntos de emisión y qué pasa cuando se acaba el cupo antes de fin de año. En este artículo explicamos cómo calcularlo.

6. Cómo te llevas tus datos si te vas

Es la pregunta que casi nadie hace. Pregunta si puedes descargar tus comprobantes (XML y PDF) de forma masiva y exportar tu lista de clientes y productos. Recuerda que la normativa tributaria te obliga a conservar tus comprobantes durante siete años, aunque cambies de sistema.

No cuentes con que el SRI los guarde por ti: la obligación de conservarlos es del contribuyente.

Preguntas para hacer antes de firmar

1. ¿Cuál es su RUC y está registrado como proveedor de facturación electrónica?
2. ¿Cómo cargo mi firma electrónica y quién tiene acceso a ella?
3. ¿Qué comprobantes incluye mi plan y cuáles cuentan para el cupo?
4. ¿Qué pasa si se me acaba el cupo antes de que venza el plan?
5. ¿Por qué canal y en qué horario atienden?
6. ¿Puedo descargar todos mis XML y exportar mis clientes si me cambio?
7. ¿El sistema se conecta con otros programas por API, si llego a necesitarlo?